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文档集中管理

对企事业单位电脑中所有重要文档进行统一集中、规范管理。所有的文件集中管理后,也就意味着企业的知识能够有效地集中管理、共享,这就能帮助企业在内部实现知识传递,同时也可避免因人员流动带来的企业知识的损失。

文档借阅共享

各员工登入绿档软件,根据各自的权限可以共享文档,同事间可借阅文档,并可设置借阅的时间、限制借阅文档的操作权限(如浏览,打印、下载),到所设置时间,借阅出的文档会自动回收。

文档高级查询

绿档系统提供高级查询功能,可通过文件名、上传人、文档版本号、备注等查询到自己所需的文档。

文档版本管理

绿档中的文档都有相对应的版本号,文档修改过后系统会自动记录文档的所有历史版本,并允许查看该文档历史的任意一个版本的信息,同时可查看历史版本的变更信息,即查看某个历史版本由哪次变更而来。

图文档浏览

系统还提供了强大的内部浏览器,无需对应应用软件,就可以快速浏览察看相应的文档、图纸及三维模型;支持浏览以下格式: AutoCAD,MDT,Inventor, Solidworks,Solidedge; Pro/E, UG,Catia, Protel,Mentor, PDF, MS OFFICE WORD,EXCEL POWERPOINT等各种图像文件:BMP,TIFF, JPG, GIF等。

文档权限控制

所有绿档中的文件,可以根据用户的权限,设置该文件的浏览权、修改权,下载权,打印权等,只有拥有相应权限的用户,才能对文件进行相应的操作。

文档审核

支持对一个文档向上级部门提出文档审核申请,审核通过后文档变绿色且不能删除和修改,但可以归档。文档在线审核功能大大提高了工作效率,可以不受时间、地点的限制即时审核文档,并对审核过的文档进行保存,以便查看。

文档提醒

对文档的使用时间可设置提醒,例如合同的到期时间,付款时间等,文档到了设定的时间后,会跳出提醒消息。

文档备注和附件

对文档可进行备注,并支持添加附件,比如对一个合同文档可以添加相关的附件:产品图片,出货信息,付款信息等。